"Trabajar de manera más inteligente, no más difícil" no es solo una frase, es una filosofía que se puede realizar a través de la evaluación de la eficiencia. Según el Diccionario Merriam-Webster, la eficiencia se define como la operación efectiva medida por una comparación de la producción con el costo; la relación entre la energía útil entregada por un sistema dinámico y la energía suministrada a él. Mejorar la eficiencia de una organización debe ser el objetivo de todos los propietarios y gerentes de negocios.
Muchas personas tienden a relacionar el aumento de la eficiencia con atajos que reducen la calidad del producto y el servicio. Esto no es cierto. La eficiencia es simplemente una gestión eficaz del tiempo y los recursos. Eso es todo. El objetivo es eliminar las ineficiencias y hacer que los procesos sean más consistentes (confiables), repetibles y reproducibles. En teoría, mejorará la calidad. Aproveche al máximo el tiempo, invierta en mejorar la eficiencia.
Dirigir un laboratorio se parece mucho a la gestión de proyectos. Hay tres factores importantes que deben equilibrarse constantemente; alcance, costo y tiempo. Utilizando una ligera combinación de los principios de la gestión de proyectos y la ingeniería de sistemas, se proporcionan los siguientes consejos para influir e inspirar la facilitación de una tarea en la que el objetivo es mejorar la eficiencia.
01. Ajusta tu proceso
La mejor manera de aumentar la eficiencia es reducir el tiempo que lleva completar un proceso. La forma más común y efectiva de reducir la duración del proceso es eliminar las ineficiencias. Para lograr esto, será necesario evaluar los procesos de laboratorio.
Cree un esquema y dibuje un diagrama de flujo que identifique cada paso del proceso. Piense en el proceso como un sistema, donde las entradas se convierten en salidas. Mantenga los pasos en orden. Ayudará durante la evaluación.
Con el esquema y el diagrama de flujo desarrollados, realice una evaluación de principio a fin. Use un cronómetro y registre el tiempo de inicio y finalización de cada tarea. Lleve un bloc de notas y tome notas sobre las observaciones realizadas durante el recorrido. Al hacer observaciones, busque eficiencias, errores y tareas redundantes.
Una vez finalizado el recorrido, evalúe los hallazgos. Realice una evaluación de arriba a abajo y de abajo a arriba. Elimine tareas innecesarias, ineficiencias y redundancia. Evalúe si se pueden realizar varias tareas simultáneamente. Evalúe la duración de cada tarea y determine si se pueden realizar en menos tiempo sin afectar otros pasos del proceso.
Utilice el proceso de evaluación para identificar problemas y limitaciones. A continuación, formular soluciones y rediseñar el proceso. Implemente el nuevo proceso, realice otra evaluación y verifique los resultados. Determine si las soluciones propuestas fueron un éxito o no. Si no es así, reevalúe y repita el proceso hasta lograr el resultado deseado.
Cuando el proceso más eficiente se implemente y se verifique que es exitoso, valide el nuevo proceso y modifique los procedimientos operativos estándar necesarios. Supervise el rendimiento del nuevo proceso a lo largo del tiempo. Busque constantemente nuevas formas de mejorar la eficiencia de los procesos.
02. Asigna tus recursos
La asignación de recursos es un aspecto de la gestión que comúnmente se pasa por alto. Sin embargo, es una tarea crítica que debe realizarse para aumentar la eficiencia. Los beneficios de asignar adecuadamente los recursos son un aumento directo de la productividad y una reducción de los costos operativos.
Estaciones
Mire las estaciones de trabajo de los empleados. Determine si están configurados de manera efectiva para realizar el 80% del trabajo requerido (piense en el Principio de Pareto, también conocido como la regla de 80/20) sin movimiento ni recorrido mínimo. Si no es así, rediseñe la estación de trabajo.
Por experiencia, una vez tuve personal administrativo que viajaba por el edificio para recuperar papeles de la impresora. A un promedio de 62 segundos cada viaje de ida y vuelta y un promedio de 30 viajes al día, estábamos perdiendo aproximadamente 31 minutos de productividad por persona. Diseñar una estación de trabajo eficaz marca la diferencia.
Programación
Programar el trabajo y los recursos es otra tarea crítica que puede aumentar la eficiencia. Aunque tedioso y engorroso, la programación debe realizarse para evitar los peligros de la autonomía. Además, la programación es la tarea que presenta el mayor riesgo de afectar financieramente a una organización.
Al considerar la calibración de equipos internos, ya sea que se realicen servicios internos o subcontratados, piense en programar el servicio en un momento en que el uso del equipo sea menos frecuente y probable. Esto ayudará a evitar retrasos en el tiempo de respuesta del trabajo de laboratorio, lo que afecta directamente la satisfacción del cliente y afecta la retención de clientes.
Para controlar el flujo de trabajo de laboratorio, programe servicios de calibración para los clientes. Ofrecer incentivos a los clientes para que presenten equipos cuando sea conveniente para el laboratorio. Es mucho más fácil y eficiente dar servicio a cientos de artículos similares al mismo tiempo, que tener una gran diversidad de equipos para reparar. Programe las fases del trabajo entrante de forma mensual o trimestral para garantizar la alineación con las necesidades de los clientes.
Preparación
La preparación es otro factor que afecta la eficiencia. La asignación adecuada de recursos, como se explicó anteriormente, aumentará la preparación. Los clientes no prefieren que se les informe que los servicios de calibración no se pueden realizar debido a que el equipo está fuera de calibración o en otra instalación que se utiliza para brindar servicio a un cliente diferente.
03. Capacitación en gestión del tiempo
Capacitar a los empleados es una tarea que debe ser rutinaria y redundante para ser efectiva. La mayoría de los empleadores facilitan programas de capacitación que se centran principalmente en conocimientos y habilidades relacionados con el trabajo. No es común que los empleadores le den importancia a la gestión del tiempo como una habilidad. Sin embargo, capacitar a los empleados para que administren su tiempo de manera efectiva puede tener un impacto significativo en la eficiencia.
Observar las acciones de los empleados en su entorno laboral y evaluar su nivel de productividad y calidad. Identifique qué empleados tienen el mejor desempeño. Estos empleados son el factor clave que influirá en un programa de capacitación donde el enfoque es la gestión del tiempo como método para mejorar la eficiencia. Al observar las acciones y los comentarios de los mejores empleados, su conocimiento se puede utilizar para capacitar a otros para que realicen tareas de manera similar. Recuerde, las acciones repetibles y reproducibles mejorarán la eficiencia y la calidad.
Imagine un laboratorio donde cada empleado tiene un rendimiento superior. Demasiadas veces, los gerentes permiten que su fuerza laboral se vuelva complaciente y autónoma. Cuando cada empleado opera su propio programa independiente, la eficiencia es inexistente y la calidad no está controlada. Tómese el tiempo para incorporar capacitación en gestión del tiempo y establecer metas. Beneficiará a la organización en su conjunto.
Las empresas, sin importar su composición, son máquinas destinadas a generar ingresos. Una máquina más eficiente será más productiva y más rentable. Todos los empleados deben desempeñarse a un nivel similar para aumentar la eficiencia del sistema a nivel holístico; La suboptimización solo creará problemas adicionales.
La gestión es una ciencia. Es responsabilidad de la gerencia asegurarse de que sus empleados se desempeñen a un nivel óptimo para beneficiar a la organización y a los clientes a los que sirve. Cuando la gerencia no busca la mejora constante, no está administrando de manera efectiva. Los rasgos suelen ser transferibles de una habilidad a otra. Si un gerente no está administrando el tiempo de manera efectiva, lo más probable es que tampoco esté administrando de manera efectiva el costo y la calidad.
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