"اعمل بذكاء لا بجهد" ليست مجرد عبارة، بل هي فلسفة يمكن تحقيقها من خلال تقييم الكفاءة. ووفقًا لقاموس ميريام وبستر، تُعرّف الكفاءة بأنها التشغيل الفعال، كما يُقاس بمقارنة الإنتاج بالتكلفة؛ أي نسبة الطاقة المفيدة التي يوفرها نظام ديناميكي إلى الطاقة المُزودة به. ينبغي أن يكون تحسين كفاءة أي مؤسسة هدفًا لكل صاحب عمل ومدير.
يميل الكثيرون إلى ربط زيادة الكفاءة بطرق مختصرة تُقلل من جودة المنتج والخدمة. هذا غير صحيح. الكفاءة ببساطة هي إدارة فعّالة للوقت والموارد. هذا كل ما في الأمر. الهدف هو القضاء على أوجه القصور وجعل العمليات أكثر اتساقًا (موثوقية)، وقابلية للتكرار، وقابلية للتكرار. نظريًا، سيُحسّن ذلك الجودة. استغل وقتك على أكمل وجه، واستثمر في تحسين الكفاءة.
إدارة المختبر تشبه إلى حد كبير إدارة المشاريع. هناك ثلاثة عوامل مهمة يجب موازنة كل منها باستمرار: النطاق، والتكلفة، والوقت. باستخدام مزيج بسيط من مبادئ إدارة المشاريع وهندسة النظم، نقدم النصائح التالية للتأثير وتحفيز تيسير مهمة تهدف إلى تحسين الكفاءة.
01. ضبط عمليتك
أفضل طريقة لزيادة الكفاءة هي تقليل الوقت اللازم لإتمام العملية. الطريقة الأكثر شيوعًا وفعالية لتقليل مدة العملية هي القضاء على أوجه القصور. ولتحقيق ذلك، من الضروري تقييم عمليات المختبر.
أنشئ مخططًا تفصيليًا وارسم مخططًا انسيابيًا يوضح كل خطوة في العملية. اعتبر العملية نظامًا، حيث تُحوّل المدخلات إلى مخرجات. رتب الخطوات بدقة، فهذا سيساعدك أثناء التقييم.
بعد إعداد المخطط التفصيلي والمخطط الانسيابي، أجرِ تقييمًا شاملًا من البداية إلى النهاية. استخدم ساعة إيقاف وسجّل وقت بدء وانتهاء كل مهمة. احمل معك دفتر ملاحظات ودوّن الملاحظات التي أجريتها أثناء التقييم. أثناء إجراء الملاحظات، ابحث عن نقاط الكفاءة والأخطاء والمهام المكررة.
بعد انتهاء الجولة، قيّم النتائج. أجرِ تقييمًا شاملًا. تخلص من المهام غير الضرورية، وأوجه القصور، والتكرار. قيّم إمكانية تنفيذ مهام متعددة في آنٍ واحد. قيّم مدة كل مهمة، وحدد ما إذا كان من الممكن تنفيذها في وقت أقل دون التأثير على خطوات أخرى من العملية.
استخدم عملية التقييم لتحديد المشاكل والمعوقات. بعد ذلك، صِغ الحلول وأعد تصميم العملية. طبّق العملية الجديدة، وأجرِ تقييمًا تفصيليًا آخر، وتحقق من النتائج. حدّد ما إذا كانت الحلول المقترحة ناجحة أم لا. إذا لم تكن كذلك، فأعد التقييم وكرّر العملية حتى تتحقق النتيجة المرجوة.
بعد تطبيق العملية الأكثر كفاءة والتحقق من نجاحها، تحقق من صحة العملية الجديدة وعدّل إجراءات التشغيل القياسية اللازمة. راقب أداء العملية الجديدة مع مرور الوقت. ابحث باستمرار عن طرق جديدة لتحسين كفاءة العملية.
02. تخصيص مواردك
يُعدّ تخصيص الموارد جانبًا من جوانب الإدارة يُغفل عنه عادةً. ومع ذلك، فهو مهمة بالغة الأهمية يجب القيام بها لزيادة الكفاءة. وتتمثل فوائد التخصيص السليم للموارد في زيادة الإنتاجية بشكل مباشر وخفض تكاليف التشغيل.
محطات العمل
تفقّد محطات عمل الموظفين. حدّد ما إذا كانت مهيأة لإنجاز 80% من العمل المطلوب (مثل مبدأ باريتو ، المعروف أيضًا بقاعدة 80/20) دون حركة أو حد أدنى من التنقل. إذا لم يكن الأمر كذلك، فأعد تصميم محطة العمل.
من واقع خبرتي، كان عليّ في إحدى المرات أن أتنقل بين أقسام المبنى لاستلام أوراق من الطابعة. بمعدل 62 ثانية لكل رحلة ذهابًا وإيابًا، بمعدل 30 رحلة يوميًا، كنا نخسر حوالي 31 دقيقة من الإنتاجية لكل شخص. تصميم محطة عمل فعّالة يُحدث فرقًا.
الجدولة
تُعد جدولة العمل والموارد مهمةً بالغة الأهمية لزيادة الكفاءة. ورغم أنها مُرهقة ومُعقدة، إلا أنه يجب تنفيذها لتجنب مخاطر الاستقلالية. علاوةً على ذلك، تُمثل الجدولة أكبر خطر على المؤسسة ماليًا.
عند التفكير في معايرة المعدات داخل المنشأة، سواءً تمت صيانتها داخليًا أو خارجيًا، يُنصح بجدولة الخدمة في وقت يكون فيه استخدام المعدات أقل تواترًا واحتمالية. سيساعد ذلك على تجنب التأخير في إنجاز أعمال المختبر، مما يؤثر بشكل مباشر على رضا العملاء والحفاظ عليهم.
للتحكم في سير العمل المختبري، حدّد مواعيد خدمات المعايرة للعملاء. قدّم حوافز للعملاء لتسليم المعدات في الوقت المناسب للمختبر. من الأسهل والأكثر فعالية صيانة مئات العناصر المتشابهة في الوقت نفسه، بدلاً من صيانة مجموعة كبيرة ومتنوعة من المعدات. حدّد مراحل العمل الوارد شهريًا أو ربع سنويًا لضمان التوافق مع احتياجات العملاء.
استعداد
الجاهزية عاملٌ آخر يؤثر على الكفاءة. كما ذُكر سابقًا، فإن تخصيص الموارد بشكل صحيح سيزيد من الجاهزية. لا يُفضّل العملاء تلقي إشعارٍ بعدم إمكانية تقديم خدمات المعايرة بسبب وجود المعدات في الخارج للمعايرة أو استخدامها في منشأة أخرى لتقديم الخدمة لعميل آخر.
03. تدريب إدارة الوقت
تدريب الموظفين مهمة روتينية ومتكررة لتحقيق الفعالية. يُسهّل معظم أصحاب العمل برامج تدريبية تُركّز بشكل أساسي على المعارف والمهارات المتعلقة بالعمل. ليس من الشائع أن يُولي أصحاب العمل أهميةً لمهارة إدارة الوقت. مع ذلك، فإن تدريب الموظفين على إدارة وقتهم بفعالية يُمكن أن يُؤثّر بشكل كبير على الكفاءة.
راقب تصرفات الموظفين في بيئة عملهم، وقيّم مستوى إنتاجيتهم وجودة أدائهم. حدّد الموظفين المتفوقين. هؤلاء الموظفون هم العامل الرئيسي المؤثر في برنامج التدريب الذي يُركّز على إدارة الوقت كوسيلة لتحسين الكفاءة. بمراقبة تصرفات الموظفين المتفوقين وملاحظاتهم، يُمكن الاستفادة من معرفتهم لتدريب الآخرين على أداء المهام بنفس الطريقة. تذكّر أن تكرار الإجراءات يُحسّن الكفاءة والجودة.
تخيّل مختبرًا يتمتع فيه كل موظف بأداء متميز. في كثير من الأحيان، يسمح المدراء لموظفيهم بالتراخي والاستقلالية. عندما يُدير كل موظف برنامجه الخاص، تنعدم الكفاءة ولا تُضبط الجودة. خصص وقتًا لدمج التدريب على إدارة الوقت ووضع الأهداف. سيعود ذلك بالنفع على المؤسسة ككل.
الشركات، بغض النظر عن تركيبها، هي مجرد آلات تهدف إلى توليد الإيرادات. كلما زادت كفاءة الآلة، زادت إنتاجيتها وربحيتها. يجب أن يبذل جميع الموظفين جهودًا متشابهة لزيادة كفاءة النظام ككل؛ فالتقصير في التحسين سيؤدي إلى مشاكل إضافية.
الإدارة علمٌ قائمٌ على المعرفة. تقع على عاتق الإدارة مسؤولية ضمان أداء موظفيها على النحو الأمثل بما يعود بالنفع على المؤسسة وعملائها. عندما تفشل الإدارة في السعي للتحسين المستمر، فإنها لا تُدير العمل بفعالية. عادةً ما تنتقل السمات من مهارة إلى أخرى. إذا لم يُدِر المدير وقته بفعالية، فمن المرجح أنه لا يُدير التكلفة والجودة بفعالية أيضًا.
تعليق واحد