« Travailler plus intelligemment, pas plus dur » n’est pas seulement une phrase, c’est une philosophie qui peut être mise en œuvre par l’évaluation de l’efficacité. Selon le dictionnaire Merriam-Webster, l’efficacité est définie comme le fonctionnement efficace mesuré par une comparaison de la production et du coût ; Rapport entre l’énergie utile délivrée par un système dynamique et l’énergie qui lui est fournie. L’amélioration de l’efficacité d’une organisation devrait être l’objectif de chaque propriétaire et gestionnaire d’entreprise.
De nombreuses personnes ont tendance à associer l’augmentation de l’efficacité aux raccourcis qui réduisent la qualité des produits et des services. Ce n’est pas vrai. L’efficacité est tout simplement une gestion efficace du temps et des ressources. C’est tout. L’objectif est d’éliminer les inefficacités et de rendre les processus plus cohérents (fiables), reproductibles et reproductibles. En théorie, cela améliorera la qualité. Tirez le meilleur parti du temps, investissez dans l’amélioration de l’efficacité.
La gestion d’un laboratoire ressemble beaucoup à la gestion de projet. Il y a trois facteurs importants qui doivent être constamment équilibrés ; portée, coût et temps. En utilisant une combinaison légère des principes de la gestion de projet et de l’ingénierie des systèmes, les conseils suivants sont fournis pour influencer et inspirer la facilitation d’une tâche dont l’objectif est d’améliorer l’efficacité.
01. Ajustez votre processus
La meilleure façon d’augmenter l’efficacité est de réduire le temps nécessaire à la réalisation d’un processus. Le moyen le plus courant et le plus efficace de réduire la durée du processus est d’éliminer les inefficacités. Pour ce faire, il sera nécessaire d’évaluer les processus de laboratoire.
Créez un plan et dessinez un organigramme identifiant chaque étape du processus. Considérez le processus comme un système, où les entrées sont converties en sorties. Gardez les étapes en ordre. Cela vous aidera lors de l’évaluation.
Une fois le plan et l’organigramme élaborés, effectuez une évaluation du début à la fin. Utilisez un chronomètre et notez l’heure de début et de fin de chaque tâche. Apportez un bloc-notes et prenez des notes sur les observations faites pendant la visite. Lorsque vous faites des observations, recherchez les efficacités, les erreurs et les tâches redondantes.
Une fois la visite terminée, évaluez les résultats. Effectuez une évaluation de haut en bas et de bas en haut. Éliminez les tâches inutiles, les inefficacités et les redondances. Évaluez si plusieurs tâches peuvent être effectuées simultanément. Évaluez la durée de chaque tâche et déterminez si elles peuvent être exécutées en moins de temps sans affecter les autres étapes du processus.
Utilisez le processus d’évaluation pour identifier les problèmes et les contraintes. Ensuite, formulez des solutions et reconcevez le processus. Mettez en œuvre le nouveau processus, effectuez une autre évaluation et vérifiez les résultats. Déterminer si les solutions proposées ont été un succès ou non. Si ce n’est pas le cas, réévaluez et répétez le processus jusqu’à ce que le résultat souhaité soit obtenu.
Lorsque le processus le plus efficace est mis en œuvre et vérifié avec succès, validez le nouveau processus et modifiez les procédures opérationnelles standard nécessaires. Surveillez les performances du nouveau processus au fil du temps. Rechercher constamment de nouvelles façons d’améliorer l’efficacité des processus.
02. Allouez vos ressources
L’allocation des ressources est un aspect souvent négligé de la gestion. Cependant, il s’agit d’une tâche critique qui doit être effectuée afin d’augmenter l’efficacité. Les avantages d’une bonne allocation des ressources sont une augmentation directe de la productivité et une réduction des coûts d’exploitation.
Postes
Regardez les postes de travail des employés. Déterminez s’ils sont effectivement configurés pour accomplir 80 % du travail requis (pensez au principe de Pareto, c’est-à-dire la règle des 80/20) sans mouvement ni déplacement minimum. Si ce n’est pas le cas, redessinez le poste de travail.
Par expérience, j’ai déjà eu du personnel administratif qui traversait le bâtiment pour récupérer des papiers de l’imprimante. À raison d’une moyenne de 62 secondes par aller-retour et d’une moyenne de 30 trajets par jour, nous perdions environ 31 minutes de productivité par personne. La conception d’un poste de travail efficace fait la différence.
Planification
La planification du travail et des ressources est une autre tâche essentielle qui peut augmenter l’efficacité. Bien que fastidieux et fastidieux, le planning doit être effectué pour éviter les périls de l’autonomie. De plus, la planification est la tâche qui présente le plus de risques pour avoir un impact financier sur une organisation.
Lorsque vous envisagez l’étalonnage d’un équipement interne, qu’il soit entretenu en interne ou externalisé, pensez à planifier l’entretien à un moment où l’utilisation de l’équipement sera moins fréquente et moins probable. Cela permettra d’éviter les retards dans les délais d’exécution des travaux de laboratoire, ce qui affecte directement la satisfaction et la fidélisation des clients.
Pour contrôler le flux du travail de laboratoire, planifiez les services d’étalonnage pour les clients. Offrir aux clients des incitatifs pour soumettre de l’équipement lorsque cela convient au laboratoire. Il est beaucoup plus facile et efficace d’entretenir des centaines d’articles similaires en même temps, que d’avoir une grande diversité d’équipements à entretenir. Planifiez les phases de travail entrant sur une base mensuelle ou trimestrielle pour assurer l’alignement avec les besoins des clients.
Empressement
La préparation est un autre facteur qui a un impact sur l’efficacité. Comme nous l’avons expliqué précédemment, l’allocation appropriée des ressources augmentera la disponibilité opérationnelle. Les clients ne préfèrent pas être informés que les services d’étalonnage ne peuvent pas être effectués parce que l’équipement est en attente d’étalonnage ou qu’il se trouve dans une autre installation pour fournir des services à un autre client.
03. Formation à la gestion du temps
La formation des employés est une tâche qui doit être routinière et redondante pour être efficace. La plupart des employeurs offrent des programmes de formation qui mettent principalement l’accent sur les connaissances et les compétences liées à l’emploi. Il n’est pas courant que les employeurs accordent de l’importance à la gestion du temps en tant que compétence. Cependant, la formation des employés à gérer efficacement leur temps peut avoir un impact significatif sur l’efficacité.
Observer les actions des employés dans leur environnement de travail et évaluer leur niveau de productivité et de qualité. Identifiez les employés les plus performants. Ces employés sont le facteur clé qui influencera un programme de formation où l’accent est mis sur la gestion du temps comme méthode pour améliorer l’efficacité. En observant les actions et les commentaires des meilleurs éléments, leurs connaissances peuvent être utilisées pour former d’autres personnes à effectuer des tâches de la même manière. N’oubliez pas que des actions reproductibles et reproductibles amélioreront l’efficacité et la qualité.
Imaginez un laboratoire où chaque employé est très performant. Trop souvent, les managers permettent à leur personnel de devenir complaisant et autonome. Lorsque chaque employé gère son propre programme indépendant, l’efficacité est inexistante et la qualité n’est pas contrôlée. Prenez le temps d’intégrer une formation sur la gestion du temps et de fixer des objectifs. Cela profitera à l’organisation dans son ensemble.
Les entreprises, quelle que soit leur composition, sont des machines destinées à générer des revenus. Une machine plus efficace sera plus productive et plus rentable. Tous les employés doivent avoir des performances similaires pour augmenter l’efficacité du système à un niveau holistique ; La sous-optimisation ne fera que créer des problèmes supplémentaires.
La gestion est une science. Il incombe à la direction de s’assurer que ses employés ont un rendement optimal au profit de l’organisation et des clients qu’elle sert. Lorsque la direction ne cherche pas à s’améliorer constamment, elle ne gère pas efficacement. Les traits sont généralement transférables d’une compétence à une autre. Si un manager ne gère pas efficacement le temps, il est fort probable qu’il ne gère pas efficacement les coûts et la qualité.
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