El otro día, mientras respondía preguntas en LinkedIn, me encontré con una persona que quería saber cómo evaluar a sus proveedores según la sección 4.6.4 de la norma ISO/IEC 17025:2005. La mayoría de las respuestas incluían evaluaciones complejas y criterios superficiales que no serían aplicables a la mayoría de los laboratorios al evaluar a sus proveedores. Por lo tanto, respondí a su pregunta y le recomendé que simplificara el proceso y evaluara a sus proveedores basándose en criterios que fueran importantes para ellos.
Mantenlo simple
Con demasiada frecuencia, tendemos a sobreanalizarlo todo y olvidamos las razones fundamentales que nos llevan a tomar decisiones. Al final, se trata de decidir y justificar nuestras elecciones. Por eso, recomiendo relajarse, respirar hondo y centrarse en los puntos clave para la toma de decisiones. Si le cuesta trabajo complicar las cosas, pida la opinión de sus compañeros o colegas. Puede que le ofrezcan sugerencias, perspectivas y claridad.
Establecer criterios
Primero, debemos establecer qué es importante para nosotros al decidir con quién hacemos negocios. Este «qué» variará para cada organización, pero recomiendo que lo simplifiquen. ¿Qué los lleva a elegir al proveedor «X» en lugar del proveedor «Y»?
Establecer un sistema de evaluación
A continuación, defina cómo calificará o evaluará al proveedor según los criterios previamente establecidos. La evaluación puede ser cualitativa (p. ej., Excelente, Bueno, Deficiente), cuantitativa (p. ej., puntuación del 1 al 10) o una combinación de ambas. Recuerde que esta evaluación es para que usted y su organización tomen decisiones, por lo que debe ser un proceso sencillo de realizar y mantener.
Establecer un método
Ahora, debe establecer el «cómo». ¿Cómo evaluará a los proveedores, mantendrá los registros de evaluación y una lista de los aprobados? Al igual que con todo lo demás que he mencionado, desarrolle un método sencillo para realizar fácilmente las tareas necesarias para cumplir con el estándar. Si su método y evaluación requieren un doctorado, vuelva al párrafo anterior: «Simplifique».
Recomendaciones
A la hora de evaluar a los proveedores, me centro en lo que considero importante: su capacidad de suministro. Por lo tanto, los evalúo según el desempeño de su trabajo y califico los siguientes criterios: servicio al cliente, plazo de entrega y coste.
La atención al cliente es fundamental. Nadie quiere lidiar con un mal servicio. Además, la atención al cliente incluye la facilidad para realizar y volver a realizar pedidos, la facilidad para realizar devoluciones o cambios, y cómo gestionan los problemas e incidencias. Si un proveedor no ofrece una buena atención al cliente, buscaré otra opción.
El tiempo de entrega también es importante. Cuando necesitas pedir suministros, quieres recibirlos a tiempo. A veces, los necesitas urgentemente. ¿Prefieres pagar por el envío urgente o esperar de 2 a 6 semanas para tenerlos en tus manos? Seguramente no, así que prefiero trabajar con proveedores que tengan un radio de envío de dos días y evaluar su puntualidad en la entrega.
El costo es importante e influye en muchas decisiones empresariales. Sin embargo, suele asociarse con la calidad, y muchos suponen que se obtiene lo que se paga (es decir, menor costo = menor calidad). Pues bien, esto no siempre es así. Muchos de los suministros que usted compra provienen de un minorista o distribuidor, cuya calidad se evalúa antes de la compra. Por lo tanto, recomiendo evaluar al proveedor según el costo de compra y entrega del producto.
A la hora de seleccionar y evaluar proveedores, la decisión final depende de usted y de sus necesidades. No existe una única manera correcta o incorrecta. Simplemente necesita establecer un proceso que otros puedan seguir para garantizar resultados consistentes. Recuerde, sin embargo, mantenerlo simple y centrarse en criterios que le permitan tomar decisiones acertadas con rapidez.
