مقدمة
يُعدّ التحضير لتقييم اعتماد ISO/IEC 17025:2005 أمرًا مُرهقًا، خاصةً إذا كان هذا أول تقييم لك. مهما كانت خبرتك في تقييمات اعتماد ISO17025، ستظل دائمًا متوترًا وغير متأكد من النتيجة.
لتخفيف ضغط تقييمك القادم، أعددتُ قائمةً بـ ٢٣ عنصرًا يجب أن تكون جاهزةً لك عند دخول المُقيّمين. عندما أقول جاهزةً، أعني أنه يجب عليك تنظيم هذه العناصر مسبقًا في مجلداتٍ و/أو صناديق في مكان اجتماعاتك مع المُقيّمين.
إذا كانت جميع سجلاتك رقمية، فجهّز هذه العناصر إلكترونيًا وضعها على ذاكرة فلاشية لكل مُقيِّم. وأثناء ذلك، احتفظ بنسخة لنفسك، لتتمكن من متابعة المُقيِّمين والاطلاع على ما يشاهدونه عند وجود أي أسئلة لديهم.
انسخ سجلاتك. لا تُعطِ مُقيِّميك السجلات الأصلية أبدًا؛ فقد يُتلفونها أو يُفقدونها!
لماذا يجب عليك الاستعداد
الآن، أعلم أنك تتساءل لماذا يجب عليك جمع هذه العناصر مسبقًا؛ لذا، اسمح لي أن أشرح لك لماذا تعد هذه فكرة جيدة:
الانطباعات الأولى هي الأساس . بتوفير هذه العناصر، فأنتَ تُرسي افتراضًا بأن مؤسستكَ محترفة، ومنظمة، ومتميزة. كما تُهيئ بيئة التقييم نفسيًا لصالحك.
ثانيًا، ستوفر الكثير من الوقت في البحث عن العناصر التي يطلبها مُقيِّموك. عندما تزداد رسوم التقييم بالساعة، قد تتمكن من توفير مئات، أو حتى آلاف، الدولارات بتسريع عملية التقييم.
أخيرًا، من المرجح أن تمنع مُقيِّمك من العثور على نواقص إضافية. عندما تبحث عن العناصر التي طلبها مُقيِّموك، فإنك تمنحهم وقتًا إضافيًا للتعمّق في مستنداتك وسجلاتك وعملياتك. كلما زاد الوقت المُتاح لهم، زادت احتمالية عثورهم على شيء ما.
بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك الاختيار المسبق لسجلاتك اختيار سجلات خالية من الأخطاء، مما يقلل من الاستشهادات والنقائص. هذا يمنحك أفضلية حقيقية في التقييم.
فوائد التحضير
مرة أخرى، الفوائد الرئيسية الثلاثة لاستخدام قائمتي للتحقق من استعدادك لتقييم اعتماد ISO17025 هي؛
• توفير الوقت
• خفض التكاليف
• نقص أقل
إن توفر هذه المعلومات بسهولة يوفر عليك الكثير من الوقت. فكلما قلّ الوقت اللازم لإكمال تقييمك، انخفضت رسوم التقييم، مما يوفر لشركتك المال. بالإضافة إلى ذلك، ستشعر بضغط أقل، وستتمكن من التركيز على التقييم، والتفكير بوضوح، والإجابة على الأسئلة بثقة أكبر.
"تنظيم السجلات في مجلدات، ومجلدات، و(أو) صناديق"
"في الموقع سوف تعقد اجتماعات مع المقيمين."
تجربتي في التقييم
في الماضي، كنتُ أُجري التقييمات باستخدام نظام إدارة الجودة الخاص بي، وإجراءات التشغيل القياسية، ووثائقي المعيارية فقط. ونتيجةً لذلك، كنتُ أقضي معظم وقت التقييم في البحث المُضني عن الوثائق والسجلات لمُقيّميّ.
عندما سألني المُقيّمون أسئلة، لم أكن مُركّزًا ولم أستطع الإجابة عليها بثقة. كان لدى المُقيّمين ميزة نفسية. لقد سيطروا عليّ لأنني لم أكن مُستعدًا.
في النهاية، استغرقت تقييماتي وقتًا أطول، ووردت عليّ العديد من النقائص. والأسوأ من ذلك أنني لم أكن متأكدًا حتى مما وردت عليه حتى مراجعة التقرير النهائي بعد التقييم.
إذا كان هذا يشبهك أو حدث لك في الماضي، شارك قصتك في قسم التعليقات أدناه.
حلي لتقييمات أفضل
بعد أن سئمت من التوتر وعدم الاستعداد، بدأتُ أُعيد التفكير في كيفية استعدادي لتقييمات اعتماد ISO/IEC 17025. لذلك، أعددتُ قائمةً بالعناصر التي طلبها مُقيّمو التقييم مرارًا وتكرارًا في الماضي. ثم استخدمتُ هذه القائمة للتحضير لتقييماتي المستقبلية.
في أول مرة استخدمت فيها قائمتي، أذهلتني النتائج. استغرق تقييمي ثلاثة أيام بدلاً من خمسة أيام. قللتُ عدد العيوب المذكورة بنسبة 60%، وخفضتُ تكاليف التقييم بنسبة 39%. لقد أبهرتني النتائج! ومنذ ذلك الحين، استخدمتُ هذه القائمة لمساعدتي وعملائي في الاستعداد لتقييمات ISO/IEC 17025.
أعلم أن بعضكم يعتقد أن جزءًا من انخفاض أوجه القصور المذكورة قد يكون نتيجةً للتحسينات التي أدخلتها على تقييمي الأخير. ربما أنتم محقّون؛ لكنني واثق من أن تحضيري ساهم في تقليل أوجه القصور. مع ذلك، إذا كنتم لا تزالون متشككين، فلا مجال للنقاش حول وقت التخفيض.
عادةً ما تتضمن تقييماتي مُقيِّمَين لمدة خمسة أيام. بتقليص مدة التقييم إلى ثلاثة أيام فقط، خفّضتُ المبلغ الذي أنفقته على أتعاب المُقيِّمَين: الأجر بالساعة، والإقامة، والبدل اليومي، وتكاليف السفر.
"إذا كانت سجلاتك رقمية، قم بإعداد هذه العناصر إلكترونيًا وضعها على محرك أقراص محمول."
الاستعداد لتقييم اعتماد ISO 17025
قم بجمع وتنظيم العناصر التالية استعدادًا لتقييمك وفقًا لمعيار ISO/IEC 17025:2005.
1. دليل الجودة
يُعد دليل الجودة جوهر نظام إدارة الجودة لديك. قد يبدو توفيره جاهزًا لمُقيِّمك أمرًا بديهيًا، لكن العديد من المختبرات تنسى عمل نسخ إضافية. لذا، احرص على عمل نسخة لنفسك ولكل مُقيِّم.
2. إجراءات التشغيل القياسية
عندما ينص معيار ISO/IEC 17025:2005 على ضرورة وجود إجراء لديك، سيرغب مُقيِّموك في التحقق من وجود إجراء يُلبي هذا الشرط. لذا، يُفضَّل أن تكون إجراءاتك (مثل الإجراءات التشغيلية القياسية) جاهزة للاستخدام عندما يطلب المُقيِّم الاطلاع عليها.
3. الوثائق المعيارية
الوثائق المعيارية هي تلك التي تُشكّل أو تُشكّل جزءًا من نظام الجودة الخاص بك. بالنسبة لمعظم المختبرات، فهي وثائق المتطلبات والسياسات التي تنشرها هيئة الاعتماد الخاصة بها. ومع ذلك، قد يكون لديك بعض الوثائق، المنشورة من قِبل ILAC، والتي قد ترغب في الحصول عليها أيضًا.
من الشائع أن تتلقى المختبرات نواقص بسبب مستندات قديمة أو قديمة. لذا، تأكد من مراجعة أحدث المراجعات لهذه المستندات وتأكد من أنها متاحة بسهولة لمقيّميك.
4. نطاق الاعتماد
يُعد نطاق اعتمادك أفضل أداة تسويقية لك بعد حصولك على اعتماد ISO 17025. تأكد من مراجعة هذه الوثيقة جيدًا بحثًا عن الأخطاء والتغييرات والتحديثات.
لضمان معرفة مُقيِّميك بنيتك تحديث هذه الوثيقة، تأكد من إتاحتها لهم لمراجعتها. بالإضافة إلى ذلك، سيرغبون في استخدام نطاق اعتمادك عند تقييم كفاءة وقدرات موظفي مختبرك.
5. قائمة المستندات الرئيسية
قائمة مستنداتك الرئيسية هي أحد العناصر الأساسية لنظام الجودة لديك . فهي تسرد جميع المستندات التي تُشكل نظام إدارة الجودة لديك. لذلك، يمكنك معرفة سبب رغبة مُقيِّميك في الاطلاع عليها. تأكد من تخصيص الوقت الكافي لمراجعة قائمة مستنداتك الرئيسية وإجراء التحديثات والتغييرات والتصحيحات قبل التقييم.
6. قائمة المقاولين من الباطن المعتمدين
إذا كنتَ تُتعاقد من الباطن لإجراء اختبارات و/أو معايرات، فينبغي أن تكون لديك قائمة بمقاولي الباطن المعتمدين لديك. يُنصح بمراجعة قائمتك وإجراء أي تحديثات أو تغييرات ضرورية قبل التقييم. سيطلب مُقيِّموك الاطلاع على هذه القائمة أثناء التقييم، لذا تأكد من توفرها بسهولة.
بالإضافة إلى ذلك، يُنصح بالاحتفاظ بنسخة من نطاق اعتماد مقاولك الفرعي أو رابط إلكتروني له. سيرغب مُقيّموك في التأكد من اعتماد مقاوليك الفرعيين لأداء الخدمات التي تُسندها إليهم.
7. قائمة الموردين المعتمدين
من الضروري أن تكون لديك قائمة أخرى بالموردين المعتمدين. وكما هو الحال مع قائمة مقاولي الباطن، راجعها وأجرِ أي تعديلات ضرورية قبل التقييم. سيطلب منك المقيِّمون الاطلاع على هذه القائمة أيضًا.
8. سجل الشكاوى
مهما كانت طريقة توثيقك للشكاوى، تأكد من إتاحتها لمقيّميك لمراجعتها. سيحرصون على توثيق هذه الأحداث وفقًا لدليل الجودة الخاص بك.
9. ردود الفعل
الاستبيانات وسيلة رائعة لتلقي تعليقات عملائك. إذا كانت هذه هي الطريقة التي تتلقّى بها التعليقات، فتأكد من إرجاع استبيانات جاهزة للمراجعة.
إذا كنت لا تستخدم الاستطلاعات، فتأكد من الاحتفاظ بنسخ من السجلات التي جمعتها من تعليقات عملائك.
10. تقارير عدم المطابقة
هل لديك أي حالات عدم مطابقة منذ آخر تقييم لك؟ تأكد من توفر نسخ من تقارير عدم المطابقة لديك. يرغب المُقيّمون في معرفة حالات عدم المطابقة التي واجهها مختبرك والإجراءات التصحيحية و/أو الوقائية التي اتخذتها للسيطرة عليها. علاوة على ذلك، يرغب المُقيّمون في معرفة كيفية إجرائك لتحليل السبب الجذري.
11. الإجراءات التصحيحية
هل اتخذت أي إجراءات تصحيحية منذ آخر تقييم لك؟ جهّز نسخًا من سجلات الإجراءات التصحيحية وأتحها لمقيّميك لمراجعتها. سيرغبون في مراجعة هذه السجلات والاطلاع على أدلة على تطبيقك لها ومراقبة فعاليتها لمنع تكرارها.
12. الإجراءات الوقائية
هل طبقتَ أي إجراءات وقائية؟ سيرغب مُقيِّموك في الاطلاع على سجلات الإجراءات الوقائية التي طبّقتها، بالإضافة إلى أدلة على مراقبتك لها، لضمان فعاليتها.
13. التدقيق الداخلي
التدقيق الداخلي هو فرصتك لتقييم نظام إدارة الجودة في مختبرك من حيث عدم المطابقة، والفعالية، وفرص التحسين. يدرك المقيمون هذا الأمر ويرغبون في الاطلاع على النتائج التي توصلت إليها من خلال التدقيق الداخلي. علاوة على ذلك، يرغبون في التأكد من أنك تُجري عمليات تدقيق داخلي. لذا، تأكد من توفر نسخ من هذه التقارير لهم لمراجعتها.
14. مراجعات الإدارة
تُعدّ مراجعات الإدارة جانبًا مهمًا من نظام إدارة الجودة لديك، ويرغب المُقيّمون في التأكد من مشاركة إدارة الشركة في جودة عمليات المختبر. لذلك، من المهم توفير أدلة على مراجعات الإدارة ونتائجها أثناء التقييم.
15. سجلات التدريب
يُعدّ موظفو مختبرك العمود الفقري له. وتُعدّ جودة تدريبهم وتأهيلهم أمرًا بالغ الأهمية لأنشطة الاختبار والمعايرة وجودة عملهم. لتقييم كفاءة موظفي مختبرك، سيطلب المُقيّمون الاطلاع على سجلات تدريبهم.
بالإضافة إلى ذلك، سيرغبون في معرفة كيفية صياغتك لأهداف التدريب لموظفيك. لذا، احتفظ بهذه السجلات أيضًا.
16. قائمة مؤهلات الموظفين
عند قيام المُقيّمين بمراجعة كفاءة مختبركم وكفاءة الموظفين، يطلبون الاطلاع على قائمة المؤهلات. تُسهّل هذه القائمة على المُقيّمين تحديد المؤهلين لإجراء اختبارات و/أو معايرات مُعينة عند الحاجة إلى إثبات الكفاءة والقدرات.
تجدر الإشارة إلى أن هذه القائمة لا تشترطها جميع هيئات الاعتماد. ومع ذلك، فهي مفيدة لمختبرك. فوجود قائمة مؤهلات يُجنّب مُقيّميك عناء مراجعة سجلات تدريب الموظفين باستمرار، مما يُقلل من وقت التقييم.
17. سجلات الحالة البيئية
أنت تراقب الظروف البيئية لمختبرك يوميًا. سيرغب مُقيِّموك في الاطلاع على هذه السجلات كدليل موضوعي على مراقبتك لظروف المختبر. بالإضافة إلى ذلك، سيرغبون في معرفة ما إذا كانت ظروف مختبرك قد خرجت عن المواصفات. إذا كان الأمر كذلك، فسيرغبون في الاطلاع على دليل على توقفك عن أداء العمل المُعتمد.
18. طرق وإجراءات الاختبار/المعايرة
لإجراء الاختبارات والمعايرة، يجب أن تتوفر لديك أساليب أو إجراءات لتقديم التعليمات. سيرغب المُقيّمون في مراجعة هذه الأساليب للتأكد من أنها مناسبة وحديثة ومعتمدة . لذا، تأكد من توفرها لديك واعتمادها.
19. ميزانيات عدم اليقين
يُطلب منك الإبلاغ عن تقديرات أو بيانات عدم اليقين في القياس في تقارير الاختبار و/أو المعايرة. لتحقيق ذلك، يجب عليك أولًا تقدير عدم اليقين في القياس باستخدام ميزانية عدم اليقين.
تُظهر ميزانيات عدم اليقين كيفية تقديرك لعدم اليقين في القياسات والتأثيرات التي ساهمت في تقديرك. خمن ماذا! يرغب مُقيِّموك في مراجعة ميزانيات عدم اليقين الخاصة بك للتحقق من صحة حساب عدم اليقين ومراعاة التأثيرات المناسبة.
لمعرفة المزيد عن عدم اليقين في القياس، قم بتنزيل دليل عدم اليقين الخاص بي أو تحقق من قائمتي لأدلة عدم اليقين المجانية .
20. تقارير معايرة المعدات
لتوفير نتائج قياس معتمدة، يلزم التتبع. لضمان إمكانية تتبع نتائج الاختبار و/أو المعايرة، يتعين على المُقيّمين مراجعة تقارير المعايرة الخاصة بأجهزتك. لذلك، يُنصح بإتاحتها.
أنصح بوضع نسخ رقمية على ذاكرة فلاش أو نسخ مطبوعة في ملفات ثلاثية الحلقات مزودة بعلامات تبويب. سيساعدك هذا على العثور على التقارير المطلوبة بشكل أسرع، خاصةً إذا كان لديك العديد من تقارير المعايرة. علاوة على ذلك، يُنصح بالاحتفاظ بدورتين أو ثلاث دورات من تقارير المعايرة. قد يطلب بعض المُقيّمين الاطلاع على تقرير المعايرة السابق لجهاز مُعين. إذا كانت مُجهزة مسبقًا، فلن تحتاج للبحث عنها.
21. نتائج اختبار الكفاءة
من متطلبات معيار ISO/IEC 17025:2005 الأخرى وجوب مشاركتك في برنامج اختبار الكفاءة، وتغطية نطاق عملك بالكامل خلال فترة أربع سنوات (مع ذلك، قد يختلف هذا الشرط من ILAC باختلاف جهة الاعتماد). وللتأكد من امتثالك، سيرغب المُقيّمون في الاطلاع على جدول اختبارات الكفاءة ونتائجها.
22. نماذج تقارير الاختبار و(أو) المعايرة
نظرًا لأنك ستصدر تقارير اختبار و(أو) معايرة تحمل شعار هيئة الاعتماد الخاصة بك وبيانًا يفيد بأن النتائج معتمدة وفقًا لمعيار ISO/IEC 17025:2005، فإن المقيمين يريدون رؤية عينة لما ستبلغ به عملائك.
إنهم يتحققون للتأكد من امتثالك لمتطلبات ISO وسياسات الإعلان الخاصة بهيئة الاعتماد. بالإضافة إلى ذلك، يريدون التأكد من أنك لا تُبلغ عن نتائج قياس غير معتمدة لك على أنها عمل معتمد.
23. سجلات المعايرة
أخيرًا، يجب عليك تحديد سجلات معايرة مُسبقًا لكل مُعامل أو وظيفة أو تخصص مُدرج في نطاق اعتمادك. سيرغب المُقيّمون في مراجعة سجلاتك لمعرفة كيفية تحكمك بها وإدارتك لها، مثل بيانات مراجعة جهات الاتصال والاختبار أو المعايرة.
السجلات التي من المرجح أن يرغبوا في مراجعتها؛
• مراجعة جهات الاتصال (على سبيل المثال الطلبات، والعروض، وأوامر الشراء، وما إلى ذلك)
• تحديد/التعامل مع عناصر الاختبار أو المعايرة
• بيانات الاختبار أو المعايرة
• التقارير الصادرة للعملاء
إن إتاحة هذه السجلات تُمكّن مُقيّميكم من الاطلاع على كيفية معالجة عملكم من البداية إلى النهاية. كما أنهم يُراجعونها للتأكد من أنكم تعملون وفقًا لدليل الجودة وإجراءاته.
خاتمة
إن جمع هذه العناصر قبل تقييمك وإتاحتها بسهولة لمقيّمك لن يجعلك تبدو محترفًا ومستعدًا جيدًا فحسب، بل سيقلل أيضًا من الوقت المستغرق في تقييمك (أي يوفر لك المال). بالإضافة إلى ذلك، ستمنعك جهودك التحضيرية من البحث المحموم عن هذه العناصر تحت الضغط، مما قد يؤدي إلى تقديم معلومات غير صحيحة لمقيّمك أو منحه وقتًا إضافيًا لاكتشاف المزيد من النواقص.
إذا تركت أي شيء خارج هذه القائمة أو إذا كنت تستطيع التفكير في أي نصائح إضافية من شأنها تحسين هذه القائمة، فيرجى ترك تعليق أو الاتصال بي لمشاركة نصيحتك.
26 تعليقًا